Versammlungen, ob Satzungsmäßig vorgeschrieben oder aus vereinsinterner Übung haben immer die gleiche formale Struktur: Man legt einen Termin fest, legt die Tagesordnungspunkte fest und versendet die Einladungen.
Der Termin muss einen bestimmten Abstand zum Datum der Einladung haben. Das kann in CamplaPro beim Versammlungstyp hinterlegt werden – und somit sind nur noch gültige Termine möglich.
Die Tagesordnung muss bestimmte TOPS beinhalten, so sind der TOP 1 – Begrüßung sowie der letzte TOP – Sonstiges, für eine Versammlung zur Beschlußfähigkeit zwingend notwendig.
Jahreshauptversammlungen benötigen noch weitere Pflicht-TOPs, so z.B. die Berichte des Vorsitzenden, Schriftführers und des Kassiers. Die Kassenprüfung muss aufgeführt werden, ebenso wie die Entlastung des Vortandes. Gegebenenfalls noch Wahlen, wenn diese turnusmäßig notwendig sind.
Andere Versammlungen haben andere TOPs, die immer wieder kehren.
CamplaPro ist so konzipiert, dass diese wiederkehrenden TOPs je nach Versammlungsart automatisch in die Liste der TOPs mit dem korrekten Text eingefügt werden.
Auch die Teilnehmer an den Versammlungen werden von CamplaPro automatisiert hinzu gefügt.
Natürlich kann man weitere TOPs oder Teilnehmer manuell einfügen.
Die Einladungen können per PDF mittels eMail oder ausgedruckt als Brief versendet werden.
Alle Einladungen werden als PDF gespeichert.
Das Protokoll nach einer Sitzung ist mit CamplaPro ebenfalls schnell erfassbar: Die TOPs sind alle enthalten, nun bedarf es „nur“ noch der Erfassung des Besprochenen.
Zusätzliche Einträge, oder auch Vermerke für Wer erledigt was , sind einfach erfassbar.
Und die Verteilung der Protokolle ist ebenfalls in PDF-Form via eMail oder als Ausdruck per Brief möglich.
